Tag: program dla fizjoterapeutów (3)

Zautomatyzowane SMS-y przypominające pacjentom o wizytach lekarskich

Dawniej pacjenci otrzymywali przypomnienia o wizytach lekarskich pocztą. Jednak metoda listowa była zbyt powolna, a przypomnienia często były niszczone razem z resztą wiadomości. Po kilku dekadach bardzo powszechne stało się korzystanie z połączeń telefonicznych. Niestety, połączenia telefoniczne stawiają wiele przeszkód – wiele osób ignoruje nieznane numery, a ponadto telefony mogą pojawiać się nie w porę.


W końcu niektórzy pracownicy służby zdrowia próbowali wysyłać powiadomienia e-mailowe jako przypomnienia o spotkaniach. Szybko jednak zdali sobie sprawę, że wiadomości e-mail są rzadko odczytywane i istnieje duża możliwość, że wiadomości te wylądują w folderze spam, a tym samym zostaną zignorowane.

 

Czy istnieje lepszy sposób? Tak!
Wysyłanie zautomatyzowanych wiadomości SMS w celu przypomnienia pacjentom o wizytach u lekarza okazało się lepszym sposobem dotarcia do nich niż listy, rozmowy telefoniczne czy wiadomości e-mail.

 

Znaczenie SMS przypominających o wizycie
Zapominalstwo stało się nawykiem ludzi i jest to zazwyczaj najczęstszy powód, dla którego pacjenci nie pojawiają się na wizytach lekarskich.
Jeśli prowadzisz placówkę medyczną, wiesz, jak bardzo nieobecność pacjenta może zaszkodzić Twojej praktyce lekarskiej. Szacuje się, że nieobecność taka może doprowadzić lekarza do bardzo poważnych strat z powodu utraconych dochodów i dodatkowych kosztów pracy.
Niezrealizowane wizyty pojawiają się bardzo często w każdej placówce medycznej i mogą prowadzić do złych relacji między pacjentem a lekarzem. Poza kosztami ekonomicznymi, prowadzą one również do ogromnej utraty cennego czasu personelu, niedostatecznego wykorzystania sprzętu medycznego, pogorszenia stanu zdrowia pacjentów oraz zmniejszenia zadowolenia pacjentów.
Dlatego znalezienie wiarygodnego, opłacalnego i wszechobecnego systemu przypomnień o spotkaniach jest najlepszą receptą na częste, niezrealizowane wizyty.
 
Skuteczność zautomatyzowanych usług przesyłania wiadomości tekstowych
Branża medyczna może w swobodny sposób korzystać z wielu programów umożliwiających wysyłanie SMS do pacjentów. Warto pomyśleć o programie od elektronicznej dokumentacji medycznej, który ułatwi i usprawni nasze działanie w gabinecie lekarskim. Jednym z nich jest program Medfile, który udostępnia funkcję powiadomień SMS, dzięki czemu pacjenci zawsze zostają poinformowani o nadchodzącej wizycie.
 
Oto kilka powodów, dla których używanie automatycznego SMS-a jako przypomnienia jest ważne:
 
1. Ograniczenie niezrealizowanych wizyt.
Integracja funkcji przypomnień SMS w aplikacji mobilnej jest jednym z najskuteczniejszych sposobów ograniczenia niezrealizowanych wizyt w placówkach medycznych. Polecamy w tym zakresie program do gabinetów Medfile. Jedno z badań wykazało, że przypomnienia SMS zmniejszyły nieobecność pacjentów w gabinecie z 36,4% do 26,1%. Co więcej, ze względu na obecne rozpowszechnienie korzystania z telefonów komórkowych wysyłanie wiadomości SMS jest bardzo skutecznym sposobem przypominania pacjentom o pojawieniu się w klinice.
Podczas gdy liczba otwartych wiadomości e-mail wynosi około 20%, a większość z nich jest zwykle kierowana do folderu spamu, wiadomości tekstowe charakteryzują się wysokim wskaźnikiem otwieralności do 98% - większość z nich zostaje otwarta i przeczytana w ciągu pierwszych trzech minut. Dlatego korzystanie z aplikacji mobilnej do wysyłania SMS-ów przypominających pacjentom o wizycie  może znacznie zmniejszyć problem niezrealizowanych wizyt, które według szacunków kosztują miliardy złotych sektora opieki zdrowotnej rocznie.

2. Zmniejszenie wydatków.
Zautomatyzowana usługa wiadomości tekstowych może znacznie zmniejszyć całkowity budżet Twojej praktyki. Właściwe planowanie pacjenta w placówce medycznej zmniejsza chaos i poprawia organizację. Stałe przypominanie pacjentom o regularnych  wizytach kontrolnych, jest kosztowna. Podobnie, wymaganie od personelu ręcznego kontaktu z każdym pacjentem jest czasochłonne i może zaszkodzić ich produktywności. Używając zautomatyzowanej usługi wiadomości tekstowych, w celu przypomnienia pacjentom o ich wizytach, informacje będą dostarczane w sposób efektywny, dokładny i bez obciążania personelu. Można nawet włączyć do aplikacji funkcję, która umożliwia pacjentom potwierdzenie lub anulowanie spotkania. W ten sposób możesz z wyprzedzeniem dowiedzieć się który pacjent odwołał wizytę. W związku z tym można zapewnić optymalne wykorzystanie czasu w gabinecie poprzez zmianę rezerwacji wolnych miejsc i odpowiednią organizację personelu i sprzętu.

3. Lepsze relacje z klientami.
Przypominające SMS-y mogą pomóc lekarzom poprawić relacje z pacjentami. Oprócz wpływu na funkcjonowanie placówki medycznej, niezrealizowane wizyty wpływają również na opinię pacjenta. Jeśli pacjent nie stawił się na wizytę, prawdopodobnie zanim spróbuje znaleźć odpowiedni czas na nią, minie sporo czasu. W rezultacie pojawiają się frustracje i rozczarowania, zwłaszcza jeśli pacjent miał ważny powód, dla którego nie dotrzymał terminu spotkania. Niedawne badanie na 15 głównych rynkach w USA ujawniło, że pacjenci doświadczają czasu oczekiwania na wizytę lekarską wynoszącego 14 dni lub dłużej. Dodatkowo, jedna ankieta wśród 1000 Amerykanów ujawniła, że jeżeli pacjent wyraża nagłą potrzebę wizyty u lekarza i napotka na swojej drodze trudności, zalicza się to do najważniejszych rzeczy, przez które pacjenci są niechętni wobec swoich lekarzy. Dlatego też, ponieważ SMS-y przypominające są czytelne i napisane w przyjazny sposób, można je wykorzystać do usprawnienia komunikacji między pacjentem a lekarzem i zmniejszenia poczucia winy w przypadku braku spotkania. W konsekwencji pacjent będzie bardziej zadowolony.


4. Udoskonalone wsparcie dla pacjentów.
Poza funkcją przypominającą pacjentom o wizytach u lekarza, można również wykorzystać tą aplikację do ogólnego wsparcia pacjenta. Przypomnienia SMS-owe można wykorzystywać do informowania pacjentów o sprawach związanych ze zdrowiem, wysyłania powiadomień o receptach i zdalnego monitorowania stanu pacjentów. Wiadomości SMS działają również jako dwukierunkowe narzędzie komunikacji, dzięki czemu pacjenci mogą wygodnie dzielić się swoimi problemami z lekarzem i minimalizować harmonogramy wizyt lekarskich. Aplikacja ta oferuje zatem niezbędny system wsparcia, który poprawi zadowolenie pacjentów. Na przykład jedna placówka medyczna wdrażając usługę powiadamiania SMS-em, ostatecznie uwolniła ponad 600 wizyt rocznie.

Dbaj o zadowolenie pacjenta Wprowadź swoją praktykę w XXI wiek: wykorzystaj chmurę do zbudowania aplikacji mobilnej lub znajdź odpowiedni dla siebie program, który umożliwi funkcję wysyłania zautomatyzowanych SMS-ów. Twoi klienci będą zadowoleni, Twój personel będzie przydatny, a Twoje przychody będą rosnąć. Jeśli jesteś gotowy, aby wykorzystać zalety przypominania pacjentom o wizytach u lekarza.

 

 


Niezadowolony pacjent

Wszyscy lekarze w pewnym momencie swojej kariery spotkają się z problemem niezadowolonego pacjenta. Taki pacjent staje się dużym utrudnieniem pracy lekarskiej. Jedno z badań wykazało, że lekarze popełniają więcej błędów diagnostycznych w kontakcie z trudnymi pacjentami, w porównaniu do pacjentów neutralnych. Naukowcy z Florydy stwierdzili, że unikanie niezadowolenia pacjentów nie jest tak trudne ani tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. W swoich badaniach „Poprawa czasu oczekiwania i zadowolenia pacjentów z opieki podstawowej” naukowcy ustalili, że jest tylko kilka rzeczy, które naprawdę denerwują i drażnią pacjentów. W 50% niezadowolenie z odbytej wizyty lekarskiej dotyczyło głównie czasu oczekiwania oraz możliwości kontaktu z gabinetem lekarskim.

 

Bazując na przeprowadzonych badaniach wytypowane zostało kilka powodów niezadowolenia pacjenta, które znalazły się na samym szczycie rankingu:

  • czas oczekiwania w poczekalni
  • kontakt telefoniczny
  • brak efektywnej organizacji czasu pracy
  • brak programu do gabinetu, który ułatwi prowadzenie kartoteki medycznej pacjenta
  • czas oczekiwania na wykonanie różnych badań
  • czas oczekiwania na wyniki wykonanych badań
  • mało intuicyjny rozkład gabinetu lekarskiego

 

Trzy z czterech wymienionych powodów wiąże się głównie z czasem oczekiwania czy to na lekarzy, testy lub wyniki. Pacjenci cenią sobie swój czas i nie lubią go marnować, tak więc długotrwałe czekanie wywołuje rozdrażnienie i niezadowolenie z otrzymanych usług. Kolejne nie miłe doświadczenia związane są najprawdopodobniej z komunikacją. Pacjenci zwykle skarżą się na wciąż zajęte telefony w rejestracjach, co uniemożliwia otrzymanie potrzebnych informacji lub zapisanie się na wizytę lekarską. Niepowodzenie w komunikacji może stać się bardzo częstym powodem rezygnacji z usług danej placówki medycznej. Frustracja pacjentów wynika również z mało intuicyjnego rozkładu placówki medycznej, którą odwiedzają. Kiedy koniecznością jest przejście wielu korytarzy oraz pytanie każdej napotkanej osoby o drogę poziom niezadowolenia wzrasta. Zaleca się, by placówka nie była trudna w nawigacji i z łatwością można było dotrzeć do konkretnych miejsc. Co więc możesz zrobić, aby poprawić te doświadczenia i zapewnić lepsze zadowolenie pacjentów ze swojej praktyki lub placówki opieki zdrowotnej?

 

Kilka dobrych sposobów, w jakich możesz uniknąć niezadowolenia swoich pacjentów:

 

1. Zmniejsz czas oczekiwania swoich pacjentów.
Długi czas oczekiwania to główna przyczyna grymasu na twarzy pacjentów, więc zrób to, co możesz, aby zmniejszyć rzeczywistą ilość czasu, jaką pacjenci muszą przeczekać, aby zobaczyć się z lekarzem lub otrzymać wyniki.

  • Liczy się jakość – nie ilość.
    Próba zobaczenia większej liczby pacjentów, niż masz czas, jest szybkim sposobem na wydłużenie czasu oczekiwania w twojej praktyce. Myśl racjonalnie i zaplanuj tylko tyle pacjentów, ile zdołasz obsłużyć w ciągu jednego dnia. Jeśli to możliwe, zostaw kilka dodatkowych spotkań, aby można było umówić się na wizyty w nagłych wypadkach. Dzięki udzielonej pomocy osobom zmuszonym do takiego kontaktu Twój gabinet będzie na szczycie listy.
  • Pamiętaj o przerwach – zaplanuj je.
    Każdy człowiek w ciągu dnia pracy potrzebuje chwili przerwy. Ważne jest by odpowiednio zaplanować przerwy, zamiast pozwolić na nieplanowane przestoje w pracy, które niszczą harmonogram.
  • Przyspiesz proces rejestracji.
    Rejestracja to zwykle czasochłonny proces. Warto zainwestować w system, który pozwoli na dostęp do pełnej historii choroby, umożliwi szybkie zapisać pacjentów na wizytę poprzez rejestratorkę lub samodzielnie. Świetnym rozwiązaniem mogą być programy służące do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, które umożliwiają korzystanie z takich funkcji.

 

2. Zmniejsz postrzegany czas oczekiwania.
Zmniejszenie postrzeganego czasu oczekiwania pacjentów sprawi, że pacjenci będą czuli się lepiej myśląc, że czekają mniej, co tym samym zwiększy ich poziom zadowolenia. Żmudne czekanie sprawia, że czas się wydłuża – znajdź takie rozwiązania, aby pacjenci czuli, że czekają krócej.

  • Sprawdzonym narzędziem, które skraca postrzegany czas oczekiwania to cyfrowe oznakowanie. Udowodniono, że cyfrowe oznakowanie lepiej wpływa na pacjenta i zmniejsza poczucie oczekiwanego czasu nawet o 33%. Oznacza to, że 30 minutowe oczekiwanie na wizytę może czasem stać się dla pacjenta kilkunastoma minutami.
    Używając cyfrowego oznakowania informujemy pacjenta o tym, ile potrwa proces oczekiwania co pozwala pacjentowi poczuć się bardziej komfortowo.
  • Dodatkowo świetnym rozwiązaniem są cyfrowe ekrany w poczekalniach lub innych miejscach, w których pacjent lub jego najbliższy będzie spędzał czas. Wyświetl serię programów, które kształcą i bawią pacjentów.
  • Pamiętaj także o zastosowaniu odpowiedniej muzyki w swojej poradni – żywiołowa, radosna muzyka zwykle umila czas oczekiwania.

 

3. Ulepsz drogi komunikacji.
Niezadowolenie pacjentów jest często wysokie, gdy pacjenci nie są w stanie szybko uzyskać potrzebnych informacji w trakcie rozmowy telefonicznej. Ponadto pacjenci są nieszczęśliwi, gdy ich połączenia nie są natychmiast zwracane. Aby złagodzić tę przyczynę niepokoju pacjenta, należy jak najszybciej zareagować na ich telefony lub wykorzystać inne sposoby usprawnienia komunikacji, tak by pacjenci mogli szybciej znaleźć potrzebne informacje.

  • Stwórz swoją stronę www.
    Strona internetowa Twojego gabinetu umożliwia szybki dostęp do poszukiwanych informacji, jak cennik czy usługi, a także pozwala wysyłać zapytania do lekarzy. Dodanie funkcji rejestracji on-line umożliwia samodzielny zapis na wizytę.
  • Wykorzystaj auto-uczestników i IVR.
    Skonfiguruj rozwiązania telefoniczne, które umożliwiają przekierowywanie połączeń do odpowiednich działów i na nie odpowiadaj w odpowiednim czasie.
  • Zatrudnij profesjonalny personel medyczny.
    Uśmiechnięta recepcjonistka jest podstawą Twojego biznesu.

 

4. Ułatw poruszanie się po placówce.
Badanie niezadowolenia pacjentów wykazało również, że odwiedzający nie lubią, gdy nie mogą znaleźć się w placówce opieki zdrowotnej. Jest to jednak problem, który można łatwo rozwiązać.

  • Cyfrowe narzędzia do odnajdowania drogi mogą pomóc pacjentom szybko i łatwo znaleźć drogę. Jednym z rozwiązań może być mapa wyświetlana na interaktywnym ekranie, która dostarcza wskazówek.
  • Dobrym rozwiązaniem jest również wykorzystanie tradycyjnych sposobów nawigacji jak znaki lub wskazówki umieszczone w przychodniach.

Mobilny gabinet zawsze w zasięgu ręki

Wyzwania XXI wieku

Żyjemy w świecie digital już od jakiegoś czasu i chcemy, aby ważne dla nas aspekty rzeczywistości były kompatybilne z takim trybem życia. W środowisku wirtualnym da się dzisiaj skutecznie utrzymywać więzi ze znajomymi i rodziną, robić zakupy, poszukiwać informacji oraz spędzać czas na rozrywce. Wiele funkcji związanych z życiem zawodowym także realizujemy za pośrednictwem Internetu w telefonie, mając do nich dostęp nieograniczany czasem ani przestrzenią. Aplikacja mobilna Medfile dla lekarzy i fizjoterapeutów stanowi szansę włączenia kolejnego aspektu działalności w możliwości naszych telefonów komórkowych. Zastosowanie tego narzędzia sprawia, że gdziekolwiek jesteśmy, mamy ze sobą całą istotną dokumentację placówki – w tym przede wszystkim podlegający bieżącej aktualizacji kalendarz wizyt, w którym możemy śledzić obłożenie swojego gabinetu oraz nim sterować w połączeniu z aplikacją webową.

Dobry widok na przyszłość

Zaletą aplikacji Medfile jest jej przejrzystość i swego rodzaju elegancja: minimum kolorów, aby zapewnić komfort i wygodę pracy, intuicyjne i czytelne ikony oraz przyjemna tonacja barwna, wyróżniająca wyłącznie najistotniejsze elementy to design, który z pewnością zasługuje na pochwałę. Łatwość poruszania się w tym narzędziu sprawia, że nie potrzebujemy specjalistycznych umiejętności aby z niego korzystać – zastosowano tu wiele znanych nam rozwiązań, do których jesteśmy przyzwyczajeni, intuicyjnie sobie z nimi radząc. Skupienie wszystkich istotnych dla nas funkcjonalności w ekranie telefonu znacznie usprawnia zarządzanie gabinetem i własnym czasem, stanowiąc znakomite uzupełnienie webowej wersji Medfile.

Telefon jako narzędzie pracy

Jednym kliknięciem możemy z kalendarza przedostać się do szczegółów wizyty, edytować czas jej trwania albo sprawdzić kartotekę pacjenta. Dostęp do całej elektronicznej dokumentacji medycznej z poziomu telefonu pozwala przeglądać mobilne karty pacjentów, dodawanie nowych oraz zarządzanie spotkaniami z pacjentami. Lekarze przyjmujący w kilku jednostkach znajdą tu również opcję dodawania wielu gabinetów, dzięki czemu skoordynowanie pracy pomiędzy poszczególnymi placówkami okaże się zdecydowanie mniej skomplikowane. Wizyty z różnych gabinetów będą w widoku kalendarza wyróżnione kolorystycznie dzięki prostemu w obsłudze systemowi nawigacji między placówkami. To naprawdę wygodne, kiedy wszystkie aspekty działalności można znaleźć w jednej aplikacji!

Umawianie wizyt powtarzalnych

Zdarza się, że ten sam pacjent pozostaje pod naszą opieką przez dłuższy czas i już wiemy, że będzie wymagał systematycznych konsultacji. Z łatwością możemy umówić go na cały cykl wizyt używając mobilnej aplikacji Medfile. To znaczna wygoda w porównaniu z odnotowywaniem pojedynczych spotkań, daje też pacjentowi poczucie zaopiekowania i troski, które procentuje pozytywną opinią o gabinecie i przywiązaniem do jednostki medycznej. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia gabinetów fizjoterapeutycznych, gdzie regularne konsultacje stanowią dużą część działalności, a zadowolenie pacjenta stanowi ważną przesłankę dla wyboru placówki w przyszłości i polecenia działalności bliskim oraz znajomym. Budowanie zaufania pozwala także uskuteczniać moduł związany z smsami przypominającymi pacjentom o wizycie. Aż 70% badanych deklaruje, że chciałoby dostawać takie usprawniające pamięć wiadomości!

Współpraca z wersją webową

Medfile to system pozwalający na obsługę wszystkich aspektów administrowania gabinetem medycznym w XXI wieku. Zarówno wersja mobilna aplikacji, jak i jej webowa wersja są kompatybilne z wymogami odnośnie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, która stanie się obowiązującym standardem od 2019 roku. Oprogramowanie synchronizuje automatycznie dane ze wszystkich źródeł, zapewniając zawsze dostęp do najaktualniejszej wersji dokumentacji. Dane przechowywane są na szyfrowanym serwerze z wykorzystaniem zabezpieczeń tego samego rodzaju, jak ma to miejsce w przypadku internetowej bankowości mobilnej. Wysokie standardy bezpieczeństwa i intuicyjność obu wersji aplikacji Medfile sprawiają, że to jedna z najciekawszych propozycji na rynku oprogramowania medycznego.